Homeoffice im Ausland: Wo steuerpflichtig? - Teil 2

17. Sept.

In der heutigen, global vernetzten Arbeitswelt ist es durchaus üblich geworden, dass Arbeitnehmer Tätigkeiten für ihren Arbeitgeber aus dem Ausland ausführen. Innerhalb der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz wurden zur Regelung dieser Situation einheitliche Sozialversicherungsvorschriften geschaffen. Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer in dem Land sozialversichert sind, in dem sie tatsächlich arbeiten. Es gibt jedoch auch Ausnahmefälle, etwa wenn Arbeitnehmer für eine befristete Zeit ins Ausland entsendet werden. In solchen Fällen bleiben sie für maximal 24 Monate im Heimatland versicherungspflichtig.

Spezielle Herausforderungen bestehen für Geschäftsführer, die im Ausland wohnen. Durch ihren Wohnsitz in einem anderen Land kann schnell eine Betriebsstätte begründet werden, was weitreichende steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Zudem können komplizierte Situationen entstehen, wenn man in mehreren EU-Ländern arbeiten möchte, aber seinen Hauptwohnsitz in Deutschland behält. Um hier Klarheit zu schaffen und rechtlichen Verpflichtungen korrekt zu begegnen, ist der Einsatz eines versierten Steuerberaters nahezu unerlässlich.

Key Takeaways

Arbeitnehmer sind in dem Land sozialversichert, in dem sie arbeiten, es sei denn, sie werden für eine bestimmte Zeit ins Ausland entsandt.
Geschäftsführer, die im Ausland leben, können durch ihren Wohnsitz eine Betriebsstätte begründen, was zu steuerlichen Verpflichtungen führt.
Um in mehreren EU-Ländern arbeiten zu können, ohne am Arbeitsort Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge zahlen zu müssen, sollte ein A1-Antrag gestellt werden.

Sozialversicherungsbestimmungen in der EU, dem EWR und der Schweiz

Entsendung von Arbeitskräften und Sozialversicherungspflicht

In der EU, dem EWR und der Schweiz gelten harmonisierte Regelungen bezüglich der Sozialversicherung. Arbeitnehmer sind grundsätzlich in dem Land sozialversicherungspflichtig, in dem sie tätig sind. Eine Ausnahme besteht, falls der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in ein anderes Mitgliedsland entsendet. In diesem Fall bleibt der Arbeitnehmer für bis zu 24 Monate bei der Sozialversicherung des Stammsitzes des Arbeitgebers versichert, unabhängig von steuerlichen Aspekten.

Firmenidentifikationsnummer und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen

Soll ein Arbeitnehmer dauerhaft aus einem EU-Mitgliedsstaat heraus für einen deutschen Arbeitgeber tätig sein, muss der Arbeitgeber eine Firmennummer im entsprechenden Land erwerben. Es ist nicht notwendig, eine Niederlassung zu gründen oder zu registrieren, es geht lediglich um die Erteilung einer ausländischen Firmennummer. Der Arbeitnehmer wird dann nach den Vorschriften des jeweiligen Landes angestellt, was sich auch im Abzug von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern auf dem Gehaltszettel niederschlägt.

Grenzüberschreitende Anstellung und Steuerpflichten

Für Mitarbeiter oder Geschäftsführer, die im Ausland leben und arbeiten, bestehen besondere Regelungen. Ein Geschäftsführer oder Partner eines ausländischen Unternehmens begründet durch seinen Wohnsitz im Ausland häufig eine steuerliche Betriebsstätte. Das kann zu einer beschränkten Steuerpflicht des Unternehmens im Ausland führen. Falls jemand als einziger Geschäftsführer tätig ist, besteht die Gefahr, dass Gewinne aufgrund der Betriebsstättentransfer von Deutschland ins Ausland verlagert werden. Eine Lösung kann sein, als Geschäftsführer zurückzutreten und die Anstellung über eine Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft zu regeln.

Die A1-Bescheinigung ermöglicht es, in einem oder mehreren EU-Ländern zu arbeiten, ohne steuerlich oder in Bezug auf Sozialversicherungen am Arbeitsort zur Verantwortung gezogen zu werden. Diese Regelung trifft auf Personen zu, die in mehr als einem Land mindestens einen Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal arbeitstätig sind. Wichtig ist dabei, dass der Lebensmittelpunkt und somit der steuerliche Wohnsitz in Deutschland bleiben.

Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz gilt das Territorialprinzip, und es existieren Sozialversicherungsabkommen mit einigen Staaten. Bei einem Arbeitgeber aus Deutschland, der in einem Staat ohne Abkommen lebt, sollte man sich sorgfältig mit der jeweiligen Rechtslage auseinandersetzen, um Doppelversicherung oder Versicherungslücken zu vermeiden. Die rechtlichen Anforderungen des Heimat- und des Arbeitslandes müssen ebenso berücksichtigt werden wie die individuelle Situation des Aufenthalts im Ausland.

Spezialfall: Geschäftsführer und feste Niederlassung

Steuerpflichtige Betriebspräsenz durch Unternehmensleiter

Ein Geschäftsführer oder Teilhaber, der seinen Wohnsitz im Ausland hat, begründet in zahlreichen Ländern automatisch eine Betriebsstätte, einfach durch seine Anwesenheit im Land. Dies ist auch dann der Fall, wenn nur ein Zimmer in einer Pension genutzt wird. Dies führt zu einer beschränkten Steuerpflicht der Firma im Ausland, was zu einer steuerlichen Entflechtung in Deutschland führen kann, was wiederum erhebliche Kosten verursachen kann. Besondere Vorsicht ist geboten, um steuerliche Komplikationen zu vermeiden.

Zu beachtende Punkte:

Ein Geschäftsführer, der in einem anderen Land lebt, kann eine Betriebsstätte allein durch seinen Wohnsitz begründen.
Dies kann zur beschränkten Steuerpflicht des Unternehmens im Ausland führen.
Wichtig ist es, steuerliche Verstrickungen, welche Kosten verursachen, zu vermeiden.

Strategien zur Verhinderung der Gründung einer steuerpflichtigen Betriebsstätte

Um die Gründung einer steuerpflichtigen Betriebsstätte zu umgehen, kann alternativ eine Niederlassung im Ausland angemeldet oder eine Tochtergesellschaft gegründet werden. Der Geschäftsführer sollte jedoch seine Position in der heimatlichen Firma aufgeben. Dadurch verbleibt die Betriebsstätte in Deutschland und steuerliche Schwierigkeiten können in der Regel besser gehandhabt oder vermieden werden.

Maßnahmen und Erwägungen:

Gründung einer Niederlassung oder Tochtergesellschaft im Ausland.
Der Geschäftsführer sollte im heimischen Unternehmen zurücktreten, um das Risiko einer Betriebsstättengründung zu minimieren.

Beschäftigung in der EU unter Beibehaltung des Wohnsitzes in Deutschland

Möchte ein Mitarbeiter in mehreren EU-Ländern arbeiten, ohne sich dort niederzulassen, kann ein A1-Zertifikat beantragt werden. Dieses gestattet es, ohne steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Pflichten im Land der Tätigkeit zu arbeiten.

Voraussetzungen für die Beantragung eines A1-Zertifikats:

Der Wohnsitz bleibt in Deutschland.
Die Beschäftigung erfolgt nur bei einem deutschen Arbeitgeber.
Es wird regelmäßig mindestens einen Tag pro Monat oder fünf Tage pro Quartal in einem anderen EU-Mitgliedstaat gearbeitet.

Antragstellung und Verantwortlichkeiten:

Bei Angestellten erfolgt die Beantragung durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse.
Selbstständige und Geschäftsführer ohne gesetzliche Krankenversicherung wenden sich an den Träger der Rentenversicherung für das A1-Zertifikat.

Arbeit im außereuropäischen Ausland

Für das Arbeiten außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz, wo das Territorialprinzip gilt, sollten Arbeitnehmer und Selbständige bilaterale Sozialversicherungsabkommen überprüfen und sich vorab rechtlich beraten lassen. Zu beachten sind die Doppelversicherung und das Thema der Versicherungslücke.

Wichtige Überlegungen für außereuropäisches Arbeiten:

Überprüfung von Sozialversicherungsabkommen und der spezifischen Rechtslage.
Vermeidung von Doppelversicherung und Versicherungslücken.

Bitte beachten Sie:

Rechtliche Bestimmungen des Heimat- und Arbeitslandes können gleichzeitig gelten.
Die Dauer des Auslandsaufenthalts, die Rückkehrabsicht und die Wohnsitzfrage sind zu klären.

Zertifizierung für grenzüberschreitende Arbeitstätigkeit

In der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz wurden die Regelungen zur Sozialversicherungspflicht harmonisiert. Arbeitnehmer tragen Sozialversicherungsbeiträge im Land ihrer tatsächlichen Beschäftigung, mit Ausnahme entsandter Mitarbeiter, die in einem anderen Mitgliedsstaat tätig sind – hier gelten die Beitragsbestimmungen am Firmensitz des Arbeitgebers für maximal 24 Monate. Die Entsendung umfasst nicht die Besteuerung, sondern beschränkt sich auf Sozialversicherungsbeiträge.

Soll ein Arbeitnehmer dauerhaft von einem anderen EU-Land aus im Homeoffice für einen deutschen Arbeitgeber tätig sein, muss der Arbeitgeber eine Betriebsnummer im Ausland beantragen. Diese Vorgehensweise erfordert keine Firmengründung oder Anmeldung einer Betriebsstätte. Der deutsche Arbeitgeber erwirbt so eine ausländische Betriebsnummer und beschäftigt den Arbeitnehmer nach den Bestimmungen des jeweiligen Landes. In der Folge werden vom Gehalt des Arbeitnehmers die dortigen Sozialversicherungsbeiträge und Steuern einbehalten.

Darüber hinaus sind zusätzliche lokale Regularien zu beachten und hierbei sind die Dienste eines Steuerberaters und eines engagierten Arbeitgebers erforderlich. Die entstehenden Kosten sind für wertvolle Mitarbeiter in den meisten Fällen durch das Unternehmen tragbar. Wohnhaft als Geschäftsführer oder Partner im Ausland kann zu einer steuerlichen Betriebsstätte führen, was kostenintensive steuerliche Verwicklungen zur Folge hat.

Eine Option für die Tätigkeit in mehreren EU-Ländern bietet das A1-Zertifikat. Mit diesem Zertifikat können Arbeitskräfte regulär in einem oder mehreren EU-Staaten arbeiten, ohne am Arbeitsort versteuert oder sozialversicherungspflichtig zu werden. Voraussetzung ist ein regelmäßiger Arbeitseinsatz in anderen Mitgliedstaaten und eine Beibehaltung der steuerlichen Ansässigkeit sowie der sozialversicherungsrechtlichen Pflichten in Deutschland. Die Antragstellung des A1-Zertifikats erfolgt für Angestellte über den Arbeitgeber und die jeweilige Krankenkasse, für Selbstständige und Geschäftsführer über den zuständigen Rentenversicherungsträger.

Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz gilt das Territorialprinzip, und es bestehen Sozialversicherungsabkommen zwischen der Bundesrepublik und einzelnen Staaten. Ohne derartige Abkommen ist eine eingehende Prüfung der Rechtslage unerlässlich, um Versicherungslücken oder Doppelversicherungen zu vermeiden. Entscheidend ist die Beachtung sowohl der Anforderungen des Heimatlandes als auch des neuen Arbeits- und Wohnorts hinsichtlich Steuer- und Sozialversicherungspflichten. Faktoren wie Aufenthaltsdauer, Rückkehrabsicht und Wohnsitzanmeldung spielen dabei eine Rolle.

Reisende sollten sich stets mit den rechtlichen Gegebenheiten des Gastlandes vertraut machen, um illegale Tätigkeiten zu vermeiden. Arbeitserlaubnisse und spezielle Visa, beispielsweise für digitale Nomaden, sind in vielen Ländern gesondert zu betrachten und zu beantragen.

Sozialversicherungsregelungen außerhalb Europas

Das Prinzip der lokalen Geltung

Personen werden in dem Land sozialversichert, in dem sie arbeiten. Wird jemand von einem Unternehmen in ein anderes Land entsandt, bleiben sie für 24 Monate im Heimatland sozialversichert. Deutsche Beschäftigte, die dauerhaft von einem anderen EU-Land aus für einen deutschen Arbeitgeber tätig sind, müssen lokal angemeldet werden. Dies erfordert eine ausländische Betriebsnummer, keine Unternehmensgründung. Um Kosten für Sozialabgaben in der Fremde abzuführen, unterstützt ein Steuerberater.

Abkommen über Sozialversicherung zwischen zwei Ländern

Die Bundesrepublik Deutschland hat mit einigen Nicht-EU/Staaten Sozialversicherungsvereinbarungen. Diese bestimmen die Versicherungspflicht. Eine Liste der Länder und der Abkommen ist auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales einsehbar.

Arbeitsbedingungen in Ländern ohne Abkommen

Arbeitnehmer, die in einem Land ohne Abkommen leben, sollten die Rechtslage sorgfältig prüfen. Es gilt, Doppelversicherungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle relevanten gesetzlichen Rahmenbedingungen beachtet werden. Notwendigkeiten wie Aufenthaltserlaubnis, Arbeitsvisa und spezifische Auflagen für digitale Nomaden müssen berücksichtigt werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen im Ausland

Dauer des Aufenthalts und Rückkehrvorhaben

Die Zeitspanne des Auslandsaufenthalts und die Absicht zur Rückkehr haben wesentliche Bedeutung für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Situation. Es ist vorgesehen, dass bei einer Entsendung durch einen Arbeitgeber in ein anderes EU-Mitgliedsland oder die Schweiz, die soziale Absicherung bis zu 24 Monate weiterhin im Heimatland besteht, ohne dass steuerliche Pflichten im Einsatzland greifen.

Wichtige Punkte im Überblick:

Aufenthaltsdauer: Bestimmt die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Zuordnung.
Rückkehrabsicht: Maßgeblich für die Erhaltung von Steuer- und Sozialversicherungspflichten im Heimatland.

Beibehaltung des Wohnsitzes

Das Beibehalten eines Wohnsitzes hat Auswirkungen darauf, wo man steuerlich und bei der Sozialversicherung angehört. Wer in Deutschland seinen Lebensmittelpunkt behält und regelmäßig in einem oder mehreren EU-Staaten tätig ist, kann den A1 Antrag stellen. Dieser bestätigt weiterhin die Sozialversicherungs- und Steuerpflichten in Deutschland, auch bei regelmäßigem Arbeiten von einer ausländischen Wohnung aus.

Schlüsselaspekte der Wohnsitzwahrung:

Zentrum des Lebens: Muss weiterhin in Deutschland liegen.
Arbeitgeber: Sitz in Deutschland und Beschäftigung ausschließlich durch diesen Arbeitgeber.
Regelmäßige Tätigkeit im EU-Ausland: Mindestens ein Tag pro Monat oder 5 Tage pro Quartal.

Für die Beschäftigung im Ausland müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber lokale Vorschriften beachten und eventuell einen Berater hinzuziehen. Kosten entstehen durch solche Vorgänge, jedoch sind sie für wertvolle Mitarbeitende oft vernachlässigbar.

Bedenken bezüglich der Arbeitsrechtskonformität im Ausland

Visum für Arbeitszwecke und Beschäftigungsberechtigung

Unternehmen können Arbeitnehmer für Tätigkeiten im Ausland anmelden. Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz gelten harmonisierte Sozialversicherungsregeln. Grundsätzlich entstehen Sozialversicherungspflichten im Arbeitsland des Mitarbeiters. Eine Ausnahme bildet die Entsendung durch den Arbeitgeber in ein EU-Mitgliedsland oder die Schweiz. Hierbei bleibt der Mitarbeiter für 24 Monate sozialversicherungspflichtig im Land der Unternehmenszentrale, allerdings ohne Besteuerung. Für dauerhaftes Arbeiten aus einem heimischen Büro in einem anderen EU-Staat muss der deutsche Arbeitgeber eine Betriebsnummer im Ausland erwerben. Für die Beschäftigung nach den Richtlinien des Arbeitslandes entsteht eine Gehaltsabrechnung, welche ausländische Sozialabgaben und Steuern ausweist. Lokale Bestimmungen sind zu beachten und ein Steuerberater sowie eine kooperative Firma sind erforderlich. Es fallen zusätzliche Kosten für den Arbeitgeber an.

Angebote für digitale Nomaden

Arbeitnehmer, die nicht fest ins Ausland ziehen möchten, aber in mehreren EU-Ländern arbeiten wollen, können einen sogenannten A1-Antrag stellen. Das A1-Zertifikat ermöglicht es, regelmäßig in einem oder mehreren EU-Ländern tätig zu sein, ohne am Arbeitsort besteuert zu werden oder Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Der Antrag wird für Angestellte durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse eingereicht. Selbstständige und Geschäftsführer ohne gesetzliche Krankenversicherung wenden sich an den Rentenversicherer. Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz gilt grundsätzlich das Territorialprinzip. Es werden bilaterale Sozialversicherungsabkommen zwischen der Bundesrepublik und zahlreichen Ländern geschlossen, deren Liste auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales einsehbar ist. Bei Abwesenheit eines solchen Abkommens sollte die rechtliche Lage im Voraus genau geklärt werden. Zu beachten sind die rechtlichen Anforderungen des Heimatlandes und des neuen Arbeitsorts.

EU-Mitgliedsstaaten Sozialversicherungsabkommen A1-Zertifikat Sozialversicherungspflicht im Arbeitsland Bilaterale Abkommen vorhanden Vermeidung von Doppelbesteuerung und Sozialversicherungsbeiträgen Unternehmenszentrale in Heimatland Bei Fehlen des Abkommens, individuelle Klärung notwendig Regelmäßige Arbeit in mehreren Ländern möglich

Spezielle Regelungen für digitale Nomaden bieten manche Länder an, so beispielsweise Costa Rica und Thailand, deren Visa die Arbeit für ausländische Arbeitgeber unter Bestimmungen wie Einkommensgrenzen erleichtern.