Anonymität vorbei!? US-Transparenzregister ab 2024

In den USA führt die Einführung eines Transparenzregisters zu einem bedeutsamen Wandel in der Wirtschaftslandschaft. Diese Entwicklung basiert auf dem Modell europäischer Transparenzregister, wobei das FINCEN, eine Abteilung des US-Finanzministeriums, die leitende Rolle innehat.

Trotz begrenzter finanzieller Mittel soll das Register effektiv betrieben werden, möglicherweise durch die Erhebung von Gebühren. Dieses Register unterscheidet sich jedoch von den europäischen Pendants, da es nicht öffentlich ist und nur US-Behörden Zugang gewähren soll. Die Compliance mit den Meldepflichten ist von höchster Bedeutung. Sowohl die konkreten Datenanforderungen an Unternehmen als auch an wirtschaftlich Berechtigte sind streng geregelt, und Verstöße gegen diese Vorschriften können zu empfindlichen Strafen führen.

Key Takeaways

• US-Unternehmen müssen umfassende Informationen bereitstellen, um die Transparenzanforderungen zu erfüllen.

• Die für wirtschaftlich Berechtigte erforderlichen Daten umfassen persönliche Angaben und eine Ausweiskopie.

• Verstöße gegen die Meldepflichten können hohe Geldstrafen und sogar Haft nach sich ziehen.

USA's Register der Unternehmensdurchsichtigkeit

Rückgang der Unternehmensanonymität

In den Vereinigten Staaten müssen Unternehmen, darunter auch jene als LLCs bekannt, jährlich einen Bericht an die Steuerbehörde IRS einreichen, in dem die Identität der wirtschaftlich Berechtigten offengelegt wird. Die Nichtbefolgung kann zu einer Strafe von 25.000 US-Dollar führen.

Vorbilder in der europäischen Transparenz

Die Vereinigten Staaten haben ein Transparenzregister eingeführt, das dem europäischen Modell folgt. Die Verwaltung des Registers liegt bei FINCEN, einer Behörde des US-Finanzministeriums. Das Register ist jedoch nicht öffentlich und nur US-Behörden und -Banken, in begrenztem Maße, haben Zugang. Nicht offenlegungspflichtige Unternehmen umfassen unter anderem börsennotierte Gesellschaften und US-Trusts, da letztere nicht in den Handelsregistern eingetragen sind. Für die Unternehmen, die dem Transparenzgesetz unterliegen, gilt, dass alle Personen mit mehr als 25 % Stimmrechten oder entscheidendem Einfluss im Unternehmensregister verzeichnet werden müssen.

Zentrale Angaben, die von den Unternehmen gefordert werden, schließen den Firmennamen, die Adresse, die Steuernummer und die Feststellung ein, dass die Adresse kein Postfach oder eine von rechtlichen Vertretern bereitgestellte Adresse sein darf. Für wirtschaftlich Berechtigte müssen neben persönlichen Informationen auch Kopien eines Identitätsnachweises hinterlegt werden. Die Meldefrist für ab 2024 gegründete Unternehmen beträgt 30 Tage ab Gründungsdatum. Bestehende Firmen haben bis 2025 Zeit, die erforderlichen Daten zu liefern. Eine jährliche Berichterstattung ist nicht nötig, nur bei Änderungen der Unternehmensangaben ist eine Meldung erforderlich. Bei Nichtbefolgung drohen Strafen bis zu 10.000 US-Dollar und gegebenenfalls Freiheitsstrafen.

Akteure und Verantwortlichkeiten

Zuständige Aufsichtsbehörde FINCEN

Die Financial Crimes Enforcement Network (FINCEN) ist eine Einheit des US-Finanzministeriums, die mit der Überwachung und Durchsetzung des neuen Corporate Transparency Act betraut wurde. FINCEN steht vor der Herausforderung, ein wirksames Transparenzregister ohne ausreichende finanzielle Mittel zu betreiben. Möglicherweise werden Gebühren erhoben, um den Betrieb zu finanzieren.

Rechte zum Abrufen von Registrierinformationen

Zugriff auf das Register erhalten ausschließlich US-Behörden, wobei US-Banken nur eingeschränkte Abfragemöglichkeiten besitzen, um ihre KYC-Daten für bestimmte Unternehmensdaten abzugleichen. Ausländischen Behörden wird kein Zugang gewährt, es sei denn im Rahmen von Amtshilfeanfragen.

Sanktionen bei Regelverstößen

Verstoßart Strafmaßnahmen Versäumnis der Einreichung von Berichten Bis zu $10.000 Strafe und mögliche Haftstrafen Unbefugte Informationsweitergabe Bis zu $250.000 Strafe

Das US-Transparenzregister betont den Schutz der Privatsphäre und es ist nicht beabsichtigt, dass es öffentlich einsehbar wird. Verstöße gegen die Registrierungs- und Berichtspflichten ziehen empfindliche Strafen nach sich.

Datenschutz und Unternehmensgeheimnisse

Vertrauliche Unternehmensregister

Unternehmen in den Vereinigten Staaten sind verpflichtet, essentielle Informationen an eine zentrale Stelle zu übermitteln, das Financial Crimes Enforcement Network (FINCEN). Die Datenerfassung beinhaltet Eigentümerdaten der Gesellschaften und muss bei Gründung, Änderung oder Eigentumswechsel aktualisiert werden. Die Zugänglichkeit dieser Register ist auf US-Behörden beschränkt; externe Anfragen können im Rahmen behördlicher Zusammenarbeit gestellt werden. Ausgenommen sind börsennotierte Unternehmen und bestimmte andere Gesellschaftsformen, zu denen beispielsweise General Partnerships zählen.

Wichtige Angaben:

• Firma, Adresse, Steuernummer: Es sind physische Adressen erforderlich, keine Postfachadressen.

• Eigentümerinformationen: Dazu gehören Name, Adresse, Geburtsdatum sowie eine Kopie eines amtlichen Ausweises.

Sanktionen bei Datenmissbrauch

Nichteinhaltung der Berichtspflichten kann zu erheblichen Strafen führen. Bei unterlassener Meldung droht eine Strafe von bis zu 10.000 USD und zusätzlichen strafrechtlichen Konsequenzen. Der unrechtmäßige Zugriff oder die Weitergabe von Informationen im Register wird mit bis zu 250.000 USD geahndet. Dies unterstreicht den hohen Stellenwert, den der Schutz der Privatsphäre in den USA genießt. Insbesondere für Unternehmen, die nach 2024 gegründet werden, gilt eine 30-tägige Frist zur Bereitstellung dieser Informationen. Existing companies have until 2025 to comply.

Betroffene Unternehmen und Personen

Einbezogene Unternehmensarten

Die neue Regelung betrifft eine Vielzahl von in den USA registrierten Unternehmen, insbesondere die verschiedenen Formen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung. Zu den Ausnahmen zählen 23 unterschiedliche Unternehmenstypen, darunter beispielsweise börsennotierte Gesellschaften, welche von den Transparenzanforderungen ausgenommen sind. Ebenso sind US-Trusts nicht betroffen, da sie üblicherweise nicht im Handelsregister eingetragen sind. Hingegen fallen ausländische Firmen mit Niederlassungen in den USA unter die neuen Vorschriften.

Ausnahmen von der Transparenzpflicht

Es gibt bestimmte Unternehmensformen, wie General Partnerships, die einer GbR in Deutschland ähneln und nicht im Handelsregister eingetragen sind. Solche Unternehmensformen müssen nicht in das Transparenzregister aufgenommen werden. Unternehmen, die vor 2020 gegründet wurden und keine ausländischen Beteiligten haben, sind von der Pflicht zur Eintragung in das Register ausgenommen.

Meldepflichtige Personen

Alle Personen, die mehr als 25% Stimmrecht besitzen oder anderweitig das Schicksal des Unternehmens bestimmen, fallen unter die Meldepflicht. Dies umfasst beispielsweise Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, deren Daten ebenfalls zu melden sind. Zu den erforderlichen Informationen gehören vollständige Namen, Adressen, Geburtsdaten und es müssen Kopien von Identitätsnachweisen eingereicht werden. Unternehmen, die nach 2024 gegründet werden, haben 30 Tage Zeit, nach der Gründung die erforderlichen Informationen zu übermitteln. Bestehende Unternehmen haben bis 2025 Zeit, ihre Daten zu melden. Nur wenn sich relevante Unternehmensdetails ändern, ist eine Aktualisierung erforderlich. Zuwiderhandlungen können mit Strafen von bis zu 10.000 US-Dollar geahndet werden.

Erfordernisse für die Adressen von Unternehmen

In den Vereinigten Staaten wurde die Gesetzgebung zur Transparenz von Unternehmensdaten verschärft. Unternehmen sind nun verpflichtet, unter bestimmten Bedingungen ihre wahren Eigentümer im Rahmen des neuen Corporate Transparency Act zu melden. Die Durchführung dieser Maßnahme obliegt der Behörde FINCEN, die Teil des US-Finanzministeriums ist. Trotz begrenzter Ressourcen von FINCEN, werden eventuell anfallende Gebühren zur Finanzierung dieses Prozesses beitragen.

Während das Register nicht öffentlich zugänglich ist, können US-Behörden und teilweise Banken darauf zugreifen, um ihre ‘Know Your Customer’-Daten abzugleichen. Nicht-Einhaltung der Meldepflicht kann zu Geldstrafen von bis zu 10.000 US-Dollar führen. Weiterhin sieht eine Strafe von bis zu 250.000 US-Dollar für unrechtmäßige Weitergabe von Informationen vor.

Die Betroffenen der Regelung sind hauptsächlich in den Handelsregistern der USA eingetragene Gesellschaften. Ausnahmen bilden 23 Unternehmensarten, z.B. börsennotierte Gesellschaften, und Trusts werden nicht erfasst, da sie nicht im Handelsregister stehen. Die relevanten Daten, die von Personen mit mehr als 25% Stimmrechten oder solchen, die das Unternehmensschicksal beeinflussen, erfasst werden müssen, umfassen Name, Adresse, Geburtsdatum und eine Kopie eines Ausweisdokuments.

Wichtig ist, dass die Unternehmensadresse nicht lediglich ein Postfach oder von einem Rechtsanwalt, Steuerberater oder einem sonstigen Bevollmächtigten bereitgestellt sein darf, sondern vielmehr muss es sich um eine reale Betriebsstätte handeln. Virtuelle Büros sind dementsprechend unzulässig. Dies erhöht für viele Gründer die Kosten, da sie echte Geschäftsräumlichkeiten benötigen.

Für Neugründungen ab 2024 besteht eine 30-tägige Frist zur Erfassung im Register nach Gründungsdatum, während bestehende Unternehmen bis 2025 Zeit haben. Eine jährliche Meldung ist nicht erforderlich; es genügt eine Meldung bei Änderungen.

Die Einführung dieses Gesetzes ändert allerdings nichts am derzeitigen Stand der Datenaustauschpolitik der USA, und Datenschutzbelange werden mit einem gewissen Grad an Ernsthaftigkeit behandelt, was in der Abschirmung der Datensätze von der Öffentlichkeit und ausländischen Behörden reflektiert wird.

Anforderungen an die Datenübermittlung der Wirtschaftlich Berechtigten

Die Vereinigten Staaten verpflichten Unternehmen dazu, wirtschaftlich Berechtigte zu melden. Dies geschieht durch ein Transparenzregister, welches vom Financial Crimes Enforcement Network (FINCEN) verwaltet wird, einer Behörde des US-Finanzministeriums. Ein neues Gesetz sieht vor, dass Unternehmen bestimmte Informationen über ihre wirtschaftlich Berechtigten übermitteln müssen. Diese Angaben umfassen nicht nur grundlegende Daten wie Namen, Adressen und Geburtsdaten, sondern verlangen auch die Einsendung einer Identifikationskopie.

Zu den betroffenen Parteien gehören:

• Personen mit mehr als 25% Stimmrechten

• Personen mit entscheidendem Einfluss auf die Unternehmensgeschicke

Erfassung relevanter Unternehmensinformationen:

• Firmenname

• Geschäftsadresse (keine Postfächer oder Anwaltadressen)

• Steuernummer

Ausnahmen von der Meldepflicht: Einige Unternehmensarten, darunter börsennotierte Gesellschaften und bestimmte Partnerschaften, die nicht im Handelsregister verzeichnet sind, fallen nicht unter das Gesetz.

Strafen für Nichteinhaltung: Bei Versäumnissen drohen Bußgelder von bis zu $10,000 und weiterreichende Strafmaßnahmen für unrechtmäßige Datenweitergabe bis zu $250,000.

Fristerfüllung für die Bereitstellung der Informationen: Neue Unternehmen, die ab 2024 gegründet werden, müssen binnen 30 Tagen nach Gründungsdatum berichten. Bestehende Unternehmen haben bis 2025 Zeit.

Änderungen in den Unternehmensdetails bedürfen einer Aktualisierung der einzureichenden Informationen. Jährliche Berichte sind nicht erforderlich, sofern keine Änderungen vorliegen.

Strafmaßnahmen und Folgen bei Nichteinhaltung

Die Einführung eines Transparenzregisters in den Vereinigten Staaten markiert einen wichtigen Schritt zur Erfüllung internationaler Standards, den das Financial Crimes Enforcement Network (FINCEN) leitet. Mit diesem Register kommt eine Neuregelung der Pflichten für US-Unternehmen – einschließlich der Anforderung, tatsächlich Berechtigte zu melden. Die Nichtbefolgung dieser Anforderungen wird ernsthafte finanzielle Strafen nach sich ziehen.

Verstöße und Sanktionen:

• Bei Nichtmeldung der notwendigen Informationen droht eine Geldstrafe von bis zu 10.000 US-Dollar.

• Für die unrechtmäßige Weitergabe von Informationen kann eine Geldstrafe von bis zu 250.000 US-Dollar verhängt werden.

• Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Haftstrafe.

Betroffene Unternehmen:

• Grundsätzlich sind alle US-Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, berichtspflichtig, abzüglich von 23 Ausnahmen wie börsennotierte Unternehmen.

• Nicht erfasst werden unter anderem General Partnerships, die den deutschen GbRs ähneln und in den USA nicht handelsregistereingetragen sind.

• Trusts werden ebenfalls nicht erfasst, da sie im Handelsregister nicht geführt werden.

• Ausländische Unternehmen mit Niederlassungen in den USA sind inbegriffen.

Meldepflichtige Personen:

• Personen mit mehr als 25% Stimmrechten oder jene, die auf anderem Wege das Unternehmen entscheidend beeinflussen, sind meldepflichtig.

• Dies schließt auch Funktionsträger wie Geschäftsführer ein.

Erforderliche Daten:

• Wichtige Unternehmensdaten: Name, Adresse (keine Postfachadressen), Steuernummer.

• Vollständige Identifikationsdaten der Begünstigten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Ausweiskopie etc.

Fristen:

• Für Unternehmen, die ab 2024 gegründet werden, besteht eine 30-Tage-Frist ab Gründungsdatum für die Erstübermittlung der Daten.

• Bestehende Unternehmen haben bis 2025 Zeit, die erforderlichen Informationen nachzureichen.

Berichterstattung:

• Eine jährliche Meldung ist nicht erforderlich.

• Berichte müssen nur bei Veränderungen der relevanten Unternehmensdaten aktualisiert werden.

Dieses Gesetz betont den seriösen Umgang mit der Privatsphäre durch die US-Regierung, indem kein öffentliches Register geschaffen wird und ausländische Behörden keinen direkten Zugang erhalten, sondern im Rahmen der Amtshilfe spezifische Informationen anfordern können. Werde ich als Unternehmenseigner in den USA tätig, so gilt es, die neuen Regelungen einzuhalten, um schwerwiegende Sanktionen zu vermeiden. Die Maßnahmen sind Teil eines ernsthaften Versuchs, die Transparenz von Unternehmenseigentümern zu erhöhen, ohne dabei den Datenschutz zu vernachlässigen.

Bestehende und neue Unternehmen

Berichterstattungspflichten

Unternehmen in den USA sind nunmehr verpflichtet, relevante Daten in ein Transparenzregister einzutragen, welches von FINCEN, dem Financial Crimes Enforcement Network, verwaltet wird. Die Strafen bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften können beträchtlich sein, einschließlich hoher Geldstrafen bis zu 25.000 US-Dollar. Zu beachten ist, dass das Transparenzregister nicht öffentlich ist und beschränkten Zugang bietet.

Gegründete Gesellschaften im Blickpunkt:

• Steuerliche Transparenz: Firmen müssen bereits heute gegenüber dem IRS Rechenschaft über ihre wirtschaftlich Berechtigten ablegen.

• Strafandrohungen: Missachtet man die Pflichten, können Strafzahlungen von bis zu 25.000 US-Dollar auf Unternehmen zukommen.

Regelungen für frisch etablierte Gesellschaften

Neue Unternehmen, die ab 2024 gegründet werden, haben 30 Tage Zeit, ab Gründungsdatum wesentliche Informationen dem Transparenzregister zu melden. Handelt es sich um eine Gesellschaft, die bereits vor 2024 existierte, ist der Meldetermin bis 2025 festgelegt.

Anfängliche Dokumentationsanforderungen beinhalten:

• Gründungsinformationen: Name, Adresse, Steuernummer des Unternehmens, wobei Postfachadressen oder beauftragte Dritte als Unternehmensadresse ungültig sind.

• Persönliche Daten der wirtschaftlich Berechtigten: Neben allgemeinen Angaben wie Adresse und Geburtsdatum wird auch eine Kopie eines Ausweisdokuments verlangt.

Hinweis: Nach der Meldung im Rahmen des Transparenzregisters ist nur bei Änderungen der Unternehmensdaten eine erneute Berichterstattung erforderlich. Nichtbefolgung der Regeln kann zu Bußgeldern von bis zu 10.000 US-Dollar und weiteren Strafen führen.

Position der USA zum Datenschutz im globalen Vergleich

Die Vereinigten Staaten befinden sich in einer neuen Ära der Unternehmensregistrierung. Das Land hat mit der Einführung eines Transparenzregisters Schritte unternommen, die mit den Praktiken in der Europäischen Union vergleichbar sind. Diese Entwicklung markiert eine Abkehr von dem weit verbreiteten Mythos, dass Unternehmen in den USA anonym operieren können.

Transparenzregister und dessen Umsetzung

Unter der Leitung von FINCEN, einem Unterzweig des US-Finanzministeriums, wird der Rahmen für diese neue Art von Unternehmensregistrierung geschaffen. Im Gegensatz zu europäischen Modellen ist dieses Register jedoch nicht für die Öffentlichkeit einsehbar. Nur amerikanische Behörden und eingeschränkt US-Banken können das Register zur Überprüfung und Koordinierung ihrer KYC-Daten online einsehen.

Mit der neuen Gesetzgebung, dem Corporate Transparency Act, werden alle Unternehmen, die in den USA im Handelsregister eingetragen sind, erfasst, mit Ausnahme von 23 spezifischen Unternehmensarten wie börsennotierten Gesellschaften und Trusts, die nicht im Handelsregister verzeichnet sind. Auch Auslandsgesellschaften mit Niederlassungen in den USA sind involviert.

Wichtige Details zur Datenerhebung und -meldung:

• Alle Personen mit mehr als 25% Stimmrechten oder jene, die anderweitig das Schicksal der Firma bestimmen, müssen gemeinsam mit Geschäftsführern im Register verzeichnet werden.

• Relevante Informationen über das Unternehmen umfassen Name, Adresse, Steuernummer und die Anforderung, dass keine bloße Postfachadresse als Firmensitz dienen darf.

• Bei Verstößen gegen die Berichtspflicht drohen Strafen von bis zu 10.000 US-Dollar; unerlaubte Informationsweitergabe kann mit bis zu 250.000 US-Dollar geahndet werden.

• Die Einreichung der Informationen muss für neu gegründete Unternehmen innerhalb von 30 Tagen erfolgen, während bestehende Firmen bis 2025 Zeit haben, die geforderten Daten zu übermitteln.

Besonderheiten für Stille Gesellschaften und Neugründungen

• Stille Gesellschaften, die vor 2020 gegründet wurden und keine ausländischen Beteiligungen haben, sind von der Registrierung im Transparenzregister ausgenommen.

• Personengesellschaften ähnlich der deutschen GbR, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind ebenfalls nicht betroffen.

Relevanz für die Privatsphäre und internationalen Beziehungen

Der Datenschutz wird durch diese Regulierung hochgehalten. Auch wenn durch den Corporate Transparency Act kein öffentlich zugängliches Register geschaffen wird, bleibt es möglich, dass ausländische Behörden spezifische Informationen über Amtshilfeanfragen erhalten können. Interessanterweise wird sich an der derzeitigen Haltung der USA zum automatischen Datenaustausch mit dem OECD CRS nichts ändern, trotz Forderungen seitens der Europäischen Union.

Aufgaben für Unternehmensinhaber:

• Inhaber amerikanischer Unternehmen müssen aktiv nach einer physischen Geschäftsadresse suchen und mit dem Anbieter einen Vertrag abschließen, da Adressen von Dienstleistern wie Anwälten oder Steuerberatern nicht mehr zulässig sind.

• Für die registrierten Begünstigten (BOs) müssen neben persönlichen Informationen auch Kopien von Ausweisdokumenten im Register hinterlegt werden.

In Anbetracht dieser Entwicklungen untermauern die Vereinigten Staaten ihre Bemühungen, im Einklang mit internationalen Standards zu handeln, während sie dennoch Datenschutz und die Rechte der Unternehmen wahren.

Praktische Umsetzung

Prozesse für existierende Unternehmensstrukturen

In den Vereinigten Staaten müssen alle bestehenden Unternehmen, einschließlich der Limited Liability Companies (LLCs), jährlich einen Bericht beim Internal Revenue Service (IRS) einreichen und die wesentlichen Eigentümer darlegen. Die Nichteinhaltung dieser Anforderung kann zu einer Geldstrafe von bis zu 25.000 US-Dollar führen.

Registrierung im Transparenzregister

Situation Handlung Neugründungen ab 2024 Einreichung innerhalb von 30 Tagen nach Gründung Bestehende Unternehmen vor 2024 Einreichung bis 2025

Von der Transparenzpflicht Betroffene

• Personen mit mehr als 25% Stimmrechtsanteil

• Personen mit bestimmendem Einfluss auf das Unternehmen

Jährliche Berichterstattung?

Nein, eine jährliche Einreichung ist nicht erforderlich, nur bei Änderungen relevanter Unternehmensdaten.

Suche nach einer Unternehmensadresse

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Geschäftsanschrift legitim und funktional ist. Es darf sich nicht nur um ein Postfach handeln, und der Standort darf nicht von einem Vertreter wie einem Rechtsanwalt oder Steuerberater angegeben sein.

Anforderungen an Geschäftsadressen

• Echte, funktionale Adresse

• Keine Vertreteradresse (Rechtsanwalt, Steuerberater)

• Möglichkeit zur Durchführung von Treffen oder operativen Tätigkeiten

Beispiel für Anbieter von Geschäftsadressen

• Regus bietet ein umfangreiches Netzwerk in den USA an, mit Kosten um 100-150 US-Dollar pro Monat.

Erfassung der Eigentümerdaten (BOs)

Die Identifikation der wesentlichen Eigentümer erfordert detaillierte persönliche Informationen sowie eine Kopie eines Ausweisdokuments, das in das Transparenzregister aufgenommen werden muss.

In der Umsetzung der Vorschriften sind alle bestehenden und zukünftigen Unternehmen verpflichtet, die geforderten Daten zur Verfügung zu stellen und bei Änderungen zu aktualisieren. Die Suche nach einer legitimen Geschäftsadresse wird zu einem wichtigen Schritt für Unternehmensgründer, insbesondere jene aus dem Ausland. Die Einhaltung dieser Anforderungen ist essentiell, um Strafen und mögliche Rechtsfolgen zu vermeiden.